Số hiệu: ELITA-QT-02
Phiên bản: 01
Ngày ban hành: 21/09/2026
Ngày hiệu lực: 21/09/2026
Đơn vị ban hành: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI ELITA
1. Mục đích
Quy trình này được xây dựng nhằm thiết lập một cơ chế rõ ràng để tiếp nhận, xem xét và xử lý các phản ánh, khiếu nại từ nhân viên, khách hàng, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và các bên liên quan đến hoạt động của CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI ELITA (sau đây gọi là “ELITA”).
ELITA cam kết tiếp nhận và xem xét các phản ánh một cách thiện chí, khách quan và phù hợp, đặc biệt đối với các vấn đề liên quan đến quyền con người, quyền lao động, điều kiện làm việc, bảo vệ môi trường và đạo đức kinh doanh.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng đối với:
- Người lao động và nhân viên của ELITA;
- Khách hàng;
- Đối tác kinh doanh;
- Nhà cung cấp và cộng tác viên;
- Các bên liên quan khác có quan hệ với ELITA.
3. Các vấn đề có thể phản ánh, khiếu nại
Các bên liên quan có thể phản ánh hoặc khiếu nại về các vấn đề liên quan đến:
- Quyền con người và quyền lao động;
- Điều kiện làm việc và an toàn tại nơi làm việc;
- Phân biệt đối xử, quấy rối hoặc các hành vi không phù hợp tại nơi làm việc;
- Các vấn đề liên quan đến bảo vệ môi trường;
- Đạo đức kinh doanh;
- Hối lộ, tham nhũng hoặc xung đột lợi ích;
- Vi phạm quy định, chính sách hoặc cam kết của ELITA;
- Các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến người lao động, đối tác, nhà cung cấp hoặc hoạt động kinh doanh của ELITA.
4. Kênh tiếp nhận phản ánh, khiếu nại
ELITA tạo điều kiện để các bên liên quan có thể gửi phản ánh hoặc khiếu nại thông qua các kênh sau:
Email: contact@elita.com.vn
Trao đổi trực tiếp:
Các bên có thể liên hệ trực tiếp với Ban Giám đốc ELITA để trình bày vấn đề cần phản ánh hoặc khiếu nại.
Gửi văn bản:
Có thể gửi phản ánh, khiếu nại bằng văn bản trực tiếp đến văn phòng của ELITA theo thông tin liên hệ dưới đây.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI ELITA
Trụ sở chính:
149 Phố Khương Trung, Phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Văn phòng giao dịch:
P.1002, Tầng 10, Tòa nhà HH2 Bắc Hà, 15 Tố Hữu, Thanh Xuân
Email: contact@elita.com.vn
Website: https://elita.com.vn
Người phản ánh có thể cung cấp các thông tin, tài liệu hoặc bằng chứng liên quan để hỗ trợ ELITA trong quá trình xem xét và xử lý.
5. Nguyên tắc tiếp nhận và xử lý
ELITA thực hiện việc tiếp nhận và xử lý phản ánh, khiếu nại dựa trên các nguyên tắc:
- Tiếp nhận thiện chí và tôn trọng người phản ánh;
- Xem xét thông tin một cách khách quan và phù hợp;
- Bảo mật thông tin trong phạm vi phù hợp;
- Không phân biệt đối xử đối với người đưa ra phản ánh thiện chí;
- Thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp khi xác định có vấn đề cần xử lý.
6. Quy trình xử lý phản ánh, khiếu nại
Sau khi nhận được phản ánh hoặc khiếu nại, ELITA sẽ thực hiện các bước phù hợp với tính chất và mức độ của vụ việc:
Bước 1 – Tiếp nhận:
Tiếp nhận thông tin và ghi nhận nội dung phản ánh, khiếu nại.
Bước 2 – Xem xét:
Xem xét nội dung, mức độ và các thông tin, tài liệu hoặc bằng chứng liên quan.
Bước 3 – Xác minh:
Trong trường hợp cần thiết, ELITA sẽ trao đổi với các bên liên quan hoặc thực hiện các biện pháp xác minh phù hợp.
Bước 4 – Xử lý:
Đưa ra biện pháp xử lý hoặc khắc phục phù hợp dựa trên kết quả xem xét và xác minh.
Bước 5 – Theo dõi:
Theo dõi việc thực hiện các biện pháp khắc phục và thực hiện các hành động bổ sung nếu cần thiết.
Bước 6 – Kết thúc:
Kết thúc vụ việc khi vấn đề đã được xem xét và xử lý phù hợp.
Đối với các vấn đề nghiêm trọng hoặc phức tạp, Ban Giám đốc ELITA có thể yêu cầu sự hỗ trợ hoặc tư vấn của bên có chuyên môn phù hợp.
7. Bảo mật thông tin
ELITA tôn trọng quyền riêng tư của người phản ánh và cam kết bảo mật thông tin liên quan đến người phản ánh và nội dung vụ việc trong phạm vi phù hợp.
Thông tin liên quan đến vụ việc chỉ được chia sẻ với những người có trách nhiệm xử lý hoặc trong trường hợp việc cung cấp thông tin là cần thiết theo quy định của pháp luật.
8. Không trả đũa
ELITA không chấp nhận các hành vi trả đũa, đe dọa, gây áp lực hoặc gây bất lợi đối với người đưa ra phản ánh hoặc khiếu nại một cách thiện chí.
Người phản ánh sẽ không bị xử lý bất lợi chỉ vì đã đưa ra phản ánh hoặc khiếu nại một cách thiện chí.
9. Trách nhiệm
Ban Giám đốc ELITA
Ban Giám đốc chịu trách nhiệm:
- Tiếp nhận và xem xét các phản ánh, khiếu nại;
- Đảm bảo các vấn đề được xem xét và xử lý phù hợp;
- Quyết định các biện pháp khắc phục cần thiết;
- Theo dõi việc thực hiện và kết quả xử lý;
- Xem xét và cải tiến quy trình khi cần thiết.
Nhân viên và các bên liên quan
Người phản ánh có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực và hợp tác trong quá trình xem xét, xác minh và xử lý vụ việc.
10. Lưu trữ hồ sơ
ELITA sẽ lưu giữ các hồ sơ liên quan đến phản ánh, khiếu nại và kết quả xử lý trong phạm vi phù hợp.
Việc lưu trữ nhằm phục vụ công tác theo dõi, đánh giá, cải tiến hoạt động của Công ty và đáp ứng các yêu cầu hợp lý từ đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.
11. Rà soát và cập nhật
Quy trình này được rà soát và cập nhật khi cần thiết để đảm bảo phù hợp với hoạt động thực tế của ELITA, các yêu cầu của đối tác và các quy định pháp luật có liên quan.
12. Hiệu lực
Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày 21/09/2026 và được áp dụng trong toàn Công ty.
Ban Giám đốc ELITA chịu trách nhiệm phổ biến và tổ chức thực hiện quy trình này.
PHÊ DUYỆT
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƯƠNG MẠI ELITA
PHÓ GIÁM ĐỐC
NGUYỄN THỊ DUNG
__________________________
Ngày: 21/09/2026